企业数字化采购实施指南（2019 年版）

2019年11月14日，由国家工业信息安全发展研究中心联合广东省工业和信息化厅主办的2019年中国工业电子商务大会在广州成功举办。国家工业信息安全发展研究中心发布了《企业数字化采购实施指南》（简称“指南”），为进一步引导企业采购活动的数字化、网络化、智能化转型，充分发挥数字化采购的提质降本增效作用。

《指南》聚焦新型采购能力构建，遵循数字化采购过程的实施逻辑，从调整业务流程和管理入手，提出了“一二一六”的总体思路。“一”是以打造透明高效、协同共赢的数字化采购新体系为目标，“二”是指两条路径，即整体推进或分阶段推进。“一”是以数字化采购平台（即工业电子商务平台）为载体，“六”是“方案策划、要素支持、组织调整、技术实现、数据应用、能力评测”等六大任务，形成推进数字化采购的闭环体系。

主要内容说明如下：

（一）总则

编制《指南》的目的是为推动企业数字化、网络化、智能化发展，引导企业采购业务和管理活动的数字化转型，打造透明高效、协同共赢的数字化采购新体系，助推企业高质量发展。《指南》对数字化采购的内涵和对本《指南》的使用方法作了界定，强调应遵循最高管理者负责制。

（二）数字化采购实施方案的策划

《指南》提出，企业首先可对外部环境、内部条件、采购需求和供应链管理现状、成本收益等情况进行客观评价，合理选择实施路径。既可立足整体发展战略，建立强有力的采购管理领导体系及跨部门综合协调机制，推进数字化采购相关业务环节全面转型；也可以解决实际问题为导向，针对不同采购对象分阶段推进相关业务环节的数字化转型，并根据不同路径制定实施方案。

（三）数字化采购的要素和资源支持

企业推进数字化采购需要夯实一定的基础条件和要素资源。《指南》指出企业应在数字化基础、人才队伍、资金投入、供应商资源库、物资编码库、专家库等方面加大投入和建设力度，为顺利实施数字化采购提供基础支持，做好要素保障。

（四）数字化采购的组织结构和业务流程优化

数字化采购涉及的人员多、部门多，对企业来说更多是属于组织和管理层面的工作。《指南》从组织结构调整、方案制定、业务流程优化、监督考核机制完善等方面提出了相关建议，促进数字化采购工作持续改进和提升。

（五）数字化采购的技术实现

围绕建设数字化采购平台这一核心载体，《指南》提出了两种技术实现方式，一是建设数字化采购平台，提出了包括部署方式、平台架构、主要功能、集成协同和安全保障等方面的建议。二是使用第三方服务。同时，《指南》提出了如何应用新技术新业务进一步降本增效，并建议对平台的使用情况和效果进行评价、反馈，促进平台迭代完善。

（六）数字化采购的数据资源开发利用

《指南》提出企业可依托数字化采购平台推动数据资源集聚、存储、分析、挖掘和应用，将采购数据纳入企业数据资产管理范畴，制定数据开发利用方案，深度挖掘数据资源价值，实现数据驱动的智能预测决策。

（七）数字化采购能力评测与改进

《指南》提出企业可开展数字化采购能力和实施效果的自评估、自诊断，研究制定评测标准，与同行业企业进行对标，形成业务闭环体系。《指南》建议企业可总结宣传企业典型案例和成功经验，树立行业标杆，带动更多企业加快采购数字化进程。

附：企业数字化采购实施指南（2019 年版）（征求意见稿）

第一章 总则

第一条 为推动企业数字化、网络化、智能化发展，引导企业采购业务和管理活动的数字化转型，打造透明高效、协同共赢的数字化采购新体系，助推企业高质量发展，特制定本指南。

第二条 本指南所称数字化采购，是以提质降本增效为出发点，面向从寻源到合同、从订单到支付及供应商管理等采购全流程，应用互联网、大数据、人工智能等新一代信息技术，构建数据驱动型的新型采购体系，实现采购系统升级、业务创新、流程优化和管理变革，提升供应链响应速度和协同效率。

第三条 基于各类企业在数字化采购方面的不同条件和需求，本指南提出了相应的路径建议。企业可参照指南整体推进数字化采购体系建设，也可根据需求选择具体环节逐步推进。

第四条 实施数字化采购应遵循最高管理者负责制。最高管理者应充分尊重技术发展的客观规律，立足企业发展战略和内外部条件，承诺有效策划、实施和改进数字化采购体系，组织制定科学有效的实施方案，明确目标、决策、组织、协调和考核等方面的主体责任，确保支持条件和要素资源及时到位，循序渐近、合理有序的推进数字化采购工作。

第二章 数字化采购实施方案的策划

第五条 评价内外部环境。在推进数字化采购工作前，企业应全面考量实现数字化采购的主要影响因素，从外部环境、基础条件、需求迫切性、采购能力水平、预期目标、成本收益、 实施难易程度等角度开展可行性分析，合理选择可接受的实施路径和实现方式，此基础上进行统一策划。评价要素包括：

（一）外部环境。企业应识别与数字化采购相关的各种外部环境，包括宏观经济及行业、信息技术、供应链管理等方面的发展现状和趋势。

（二）内部条件。所属行业特征、企业规模、发展战略、 生产组织方式、经营管理模式、信息化基础等。

（三）采购需求和供应链管理现状。采购需求包括采购物资（服务）品类、类型、规模、频次、重要性、供应资源、标准化程度等。供应链管理现状包括供应链管控方式、组织结构、业务流程和相关职责、信息技术应用水平等。

（四）成本收益。预期目标、投入成本、潜在风险及可接受程度、防控措施、预期收益等。

第六条 合理选择实施路径。企业可根据综合评价结果，以打造新型采购体系为目标，以数字化采购平台为核心载体，制定实施路径和推进策略。

（一）整体推进采购业务数字化转型。基础条件较好的企业可立足数字化转型整体战略，建立强有力的采购管理领导体系及跨部门综合协调机制，利用新一代信息技术全面改造采购业务和管理系统，推进与采购活动相关的供应商管理、生产、

质检、仓管、财务、信息化等业务环节整体数字化转型。

（二）分阶段推进采购业务数字化转型。企业可根据自身基础条件、采购业务需求、成本投入、需求紧迫性等情况，以解决实际问题为导向，针对不同采购对象分阶段推进相关业务环节的数字化转型。

第七条 科学制定实施方案。企业应依据实施路径，针对人才和资金保障、数字化基础、物资编码、供应商资源、组织结构和业务流程、技术实现、数据资源开发利用、采购能力评测与改进等方面明确任务和主体责任，细化推进策略。必要时， 可聘请第三方专业咨询机构协助制定实施方案，共同推进数字化采购体系建设。

第三章 数字化采购的要素和资源支持

第八条 完善数字化基础。企业应推动内部信息系统综合集成和供应商集成协同，加快设备、产线和基础设施的数字化改造，并有计划、有步骤的推进信息基础设施、业务及管理系统向云端迁移。

第九条 强化人才保障。企业应确保员工理解数字化采购的意义、作用及推进方式。建立、保持和改进相关机制，确保员工充分参与。采取交叉培养、轮岗锻炼等方式开展数字化采购培训，帮助员工掌握数字化采购技能。完善人才培养、绩效考核、薪酬和晋升制度。必要时，可雇用外部专家顾问、技术人才等专业人员，保障数字化采购顺利实施。

第十条 健全财务管理制度。企业应适时调整和完善与采购活动相关的财务管理制度和规范，做好预算、审批、付款和核算等相关工作，并保障数字化采购体系建设的资金投入，确保资金及时到位和资金使用合规性。

第十一条 夯实基础资源。企业可参考国家或相关行业标准、标识解析体系，构建企业内部、供应链上下游及相关方互认互通的物资编码体系。建立供应商准入和淘汰机制，开展供应商绩效评价，打造优质供应商资源库。完善供应商画像，及时识别、评估和管理供应商风险。供应链核心企业可与金融机构共享交易数据，开展供应链金融业务。基于采购对象、采购特征等情况，建设专家资源库，完善专家选聘、抽取、使用、 管理等机制。

第四章 数字化采购的组织结构和业务流程优化

第十二条 制定业务流程优化方案。梳理分析现有采购业务流程、流程职责、部门职责和岗位职责，了解业务流程及需 要改进的重点环节，考虑如何利用新技术新工具解决主要问题。根据数字化采购实施路径和计划，制定流程优化方案，明确沟通协调机制，组织推进实施。企业应根据优化后的业务流程， 调整优化相关的程序文件、规章制度、流程清单等文件体系。

第十三条 优化业务流程。企业应根据不同品类需求特点制定差异化寻源策略，基于历史支出、生产计划等数据生成采购需求，完成招投标、询比价、竞价等流程。同时，实时跟踪合同起草、审批、签署、履约过程，及时甄别、预警违规行为， 共享供应商生产、检验、配送等进度数据，实现订单跟踪、监督和可追溯。探索应用电子发票、电子检验检疫报告等电子凭证，提升验收、付款、发票等业务流程效率。

第十四条 调整组织结构。企业应明确实施数字化采购的责任部门和责任人、参与部门和参与人。参与部门应至少覆盖与数字化采购相关的生产、质检、仓管、财务、信息化等部门， 明确各部门职责分工，或设立专门的组织协调部门，强化部门间沟通与协作。

第十五条 健全监督考核和激励机制。根据数字化采购职责分工制定明确的考核指标和考核制度，建立实时监督、反馈、考核与激励机制，打造灵活可控、责权明晰的闭环管理体系， 促进数字化采购工作持续改进和提升。

第五章 数字化采购的技术实现

第十六条 建设数字化采购平台。企业可采取自主开发或购买外包服务的方式建设数字化采购平台。遵循“总体设计、 统一规划、分步实施”的原则，制定数字化采购平台建设方案。

（一）选择合适的部署方式。企业可综合考虑建设和运维成本、管控和安全要求以及系统功能等因素，选择本地或私有云、公有云、混合云等部署方式，开展平台建设、开发、运行、维护等工作。

（二）明确平台架构和相关功能。建议企业选择分布式微服务应用架构，构建覆盖技术、平台、业务和数据分析应用的多层次架构体系。功能上建议覆盖主数据管理、需求管理、订单执行、合同管理、内部商城、质量管理、库存管理、供应商管理、数据分析等。

（三）实现信息系统集成协同。企业应利用新一代信息技术推动数字化采购平台与 ERP、SCM 等企业内部及供应商信息系统集成互联，实时交互订单、生产、库存等数据，提高供应链协同响应能力。

（四）提升安全保障能力。企业应加强对平台和相关信息系统的态势感知、测试评估、预警处置等保障能力建设，并建立数据安全风险防控体系，确保涉及企业商业秘密、公共利益、国家安全等重要敏感数据的安全。

第十七条 使用第三方服务。企业可依托第三方采购服务平台或解决方案提供商，开展数字化采购，并参考相关评价标准和模型，综合评价第三方平台或解决方案提供商的资质、技术能力、供应商资源、功能架构、安全保障、售后服务、用户体验等情况，按需选择合适的服务商。

第十八条 探索新技术应用。鼓励企业在战略寻源、补货请购、合同执行、订单管理、发票管理、预算审核、物流过程管控、质量追溯等环节应用物联网、大数据、人工智能、区块链、机器人流程自动化等新技术，提高业务流程效率，优化数字化采购体系，提升供应链管理水平。

第十九条 开展技术实施效果评估。企业可自行或委托专业机构对平台/系统利用率、用户体验、系统响应、效率提升、经济效益、安全保障等方面进行评估，加强风险点识别和风险控制，确保技术方案有效实施并迭代完善。使用第三方服务的企业可将评价结果反馈服务商，促使其持续改进服务，保障平台/系统高效、安全、稳定运行，增强解决方案开发和部署能力。

第六章 数字化采购的数据资源开发利用

第二十条 制定数据资源开发利用方案。企业可依托数字化采购平台推动数据资源集聚、存储、分析、挖掘和应用，将 采购数据纳入数据资产管理范畴，明确数字开发利用方式、主 体责任和权限，确保数据开发利用的需求得到有效安排和沟通。

第二十一条 基于数据资源开发利用实现智能决策。企业可依托采购平台汇聚的采购需求、市场行情、供应商物料、生产计划、合同履行等数据，建立智能分析和预测决策模型，开展需求预测、供应商分析、支出分析、价格分析和采购方案分析等活动，深度挖掘数据资源价值，形成交互式、可视化数据资源库，动态优化采购决策过程，生成智能化的预测决策建议。

第七章 数字化采购能力评测与改进

第二十二条 企业可自行或委托第三方机构，针对数字化采购水平以及成本节约、效率提升、业务规范、流程优化等数字化采购目标实现情况研究制定评测标准，开展周期性评估诊断和对标工作，及时发现问题、总结典型案例和成功经验，持续优化数字化采购体系，并为第三方服务商提升服务水平提供参考，带动更多企业加快采购活动数字化转型。